Nätverket som förnyar organisationen

silhouettes-76784

”Nu vet jag vad jag ska göra när jag kommer tillbaka till kontoret!” sade min kollega med eftertryck. Vi höll just på att avsluta det andra mötet mellan förändringsagenterna. Nya målsättningar började ta form. Energin i rummet var så tydlig att man kunde ta på den. Några månader senare hade energin spridit sig från mötesrummet och ut i hela företaget.  

Den stora utmaningen idag för medelstora och stora organisationer är hur de ska hantera förändringar. Traditionella linjeorganisationer är effektiva på att hantera operativt arbete och taktiska frågor; de optimerar på leverans vilket hjälpt dem att bli framgångsrika och lönsamma. De företag som vuxit fram under 1900-talet har slimmats, många har skurit bort stabsfunktioner, allt ska hanteras ”i linjen”. Men det som bidrog till framgång på 1900-talet är inte framgångsfaktorer på 2000-talet. Det finns angelägna frågor som hör hemma överallt och samtidigt ingenstans: digitalisering, business intelligence och analys, kundupplevelse, företagskultur och innovation. Strategiska frågor som omfattar flera perspektiv och kräver ett helhetsgrepp hanteras inte på bästa sätt i en box i organisationsschemat. En lösning som många företag väljer för att ta sig an de nya utmaningarna är att bilda en task force eller liknande. Drivna, kompetenta personer bemannar dessa grupper men det blir ofta många möten med linjeorganisationen, långa beslutsvägar – man kommer igång alltför sent och det är mer tungrott än förutsett.

Ju mer förändringar och komplexitet, desto större anledning till att arbeta självorganiserande. Därför är nätverk framtidens organisationsform: de är smarta, snabba och anpassningsbara. Några företag går så långt att de inför självorganisering fullt ut i sin verksamhet. Exempel på sådana är konsultföretag, vårdbolag och mjukvaruföretag. Holacracy är en organisationsmodell som bygger på roller och självorganisering. Modellen har fått uppmärksamhet det senaste året men också ifrågasatts. Finns det en medelväg?

Ersätt ”antingen-eller” med ”både-och”

Istället för att göra ett Alexanderhugg och göra om hela organisationen från hierarki till nätverk, så kan man välja både-och. John Kotter, professor vid Harvard Business School, kallar det för ”Dual Operating System”. Hans modell har varit en återkommande referenspunkt och inspirationskälla i mitt arbete med förändringsprogram och förändringsagenter i olika verksamheter.

I en stabil miljö är den traditionella linjeorganisationen effektiv och produktiv. Syftet med att lägga till en nätverksorganisation är att öka företagets förmåga att kontinuerligt hantera innovation, strategi och kulturell förändring. Nätverket i ett Dual Operating system är en uttalad arbetsform för att hantera komplexitet och osäkerhet.

engaging-employees-in-change-6-638

Nätverket kännetecknas av följande:

  • Personerna som ingår i nätverket behåller sina tidigare roller i linjeorganisationen och bör finnas inom olika affärsområden och på olika nivåer (medarbetare, specialister och chefer).
  • Det finns bara en (1) budget, och den finns i linjeorganisationen. Det bidrar till att säkerställa att nätverket är förankrat i företaget.
  • Nätverket har ingen hierarki, ingen ledare. Däremot behövs en facilitator som håller ihop det, kallar till möten och workshops – en person som jag eller någon annan.
  • Nätverket är en självorganiserande grupp som utvecklas organiskt. Fördelen med det är låg risk. Det kan dock upplevas som otydligt så kommunikationen är viktig.

A och O är att välja en organisationsform som stödjer det ni ska åstadkomma och som matchar företagets omvärld. Organisationen behöver inte vara antingen hierarki eller nätverk, det går att förena dem. Det som underlättar, och där många företag misslyckas är att de saknar en facilitator med erfarenhet av hur en strategisk nätverksorganisation fungerar.

Den här texten är baserad på ett föredrag som jag höll på Lean tribe gathering-38 i Malmö, som hade temat Organisation. Jag vill passa på att tacka dem som kom till min session under efterföljande open space för en givande diskussion, stort tack!

Vill du prata mer om organisationsutveckling och förändringsteam?

Hör gärna av dig till mig!

Anna Lundbergh

Förändringsnätverk gör traditionell organisation agil

”Nu vet jag vad jag ska göra när jag kommer tillbaka till kontoret!”, sa min kollega med eftertryck. Energin i rummet var så märkbar att man kunde ta på den. Vi höll just på att avsluta det andra mötet mellan förändringsagenterna. Syfte och möjligheter hade nu landat hos var och en, och nya målsättningar började utkristalliseras. Några månader senare hade den energin spridit sig från mötesrummet och ut på hela kontoret. Som ringar på vattnet.

Den stora utmaningen idag för lite större organisationer är hur de ska hantera förändringar. Ett nystartat företag lever nära kunderna och är flexibelt men ju större det blir desto mer struktur kommer på plats, vanligtvis i formen av hierarki och linjeorganisation. Organisationer optimerar på effektivitet och leverans, vilket hjälper dem att bli framgångsrika och lönsamma. Men fokus riskerar att bli skygglappar och i dagens alltmer komplexa, föränderliga och globaliserade värld ökar risken att de är alltför långsamma. De företag som har vuxit fram under 1900-talet har slimmats, många har skurit bort stabsfunktioner. Man vill ha så lite overhead-kostnader som möjligt, allt ska hanteras ”i linjen”. Men det som bidrog till framgång på 1900-talet är inte framgångsfaktorer på 2000-talet. Det finns angelägna frågor som hör hemma överallt och samtidigt ingenstans: digitalisering, business intelligence och analys, kundupplevelsen, företagskulturen och innovation. Strategiska frågor som kräver ett helhetsgrepp och flera perspektiv tas inte om hand på bästa sätt i en box nere i ett hörn av organisationsschemat. Hierarkier är effektiva på att hantera taktiska frågor och operativt arbete. En lösning som många företag väljer för de nya utmaningarna är att bilda en task force eller liknande. Det kan till och med bli flera sådana för olika fokusfrågor. En för digitalisering, en för tjänsteutveckling osv. Drivna, kompetenta personer bemannar dessa task forces men det blir många möten med linjeorganisationen och väldigt ofta långa beslutsvägar, ett arbete som blir mer tungrott och problemfyllt än förutsett.

slide1

Vissa företag släpper den traditionella organisationen helt och inför självorganisering. Holacracy är en organisationsmodell som bygger på roller och självorganisering och som har fått uppmärksamhet det senaste året men också ifrågasatts.

Istället för att göra ett Alexanderhugg och göra om hela organisationen från hierarki till nätverk, så kan man välja både-och. John P Kotter är professor på Harvard Business School och känd för sitt arbete inom förändringsledning. Han har föreslagit en modell som bygger på två komplementära organisationstyper i en verksamhet: linjeorganisationen plus nätverket. ”Dual Operating System” kallar han det och det finns beskrivet i boken Accelerate. Denna modell har varit en referenspunkt och inspirationskälla i mitt arbete med förändringsprogram och förändringsagenter. Nu undrar du kanske ”Vilka är fördelarna? Vilka är svårigheterna och vad bör man tänka på?”.

Dual Operating System

Först några ord om förutsättningarna. Hur man organiserar sin verksamhet bör vara ett medvetet val som matchar den miljö som företaget verkar i. Grundregeln är att ju mer snabba förändringar och ju högre grad av komplexitet, desto mer flexibel behöver organisationen vara. Nätverk är snabbare både på att fånga upp möjligheter och att agera på dem. I en stabil miljö är den traditionella linjeorganisationen effektiv och produktiv. Risken är dock att det sker förändringar i omvärlden som gör företagets affärsidé obsolet. Syftet med att lägga till en nätverksorganisation är att öka företagets förmåga att kontinuerligt hantera innovation, strategi och kulturell förändring. Det här måste vara så tydligt det bara kan. Allt som linjeorganisationen gör mest effektivt bör göras där. Det bör finnas ett tydligt ”varför” för nätverket. Det skulle tex kunna vara att marknaden kommer att regleras eller avregleras, vilket kommer att innebära förändringar men vi kan inte förutsäga exakt vad. En grundförutsättning i all organisationsförändring är att högsta ledningen vill ha den. Personerna som ska ingå i nätverket behåller sina tidigare roller i linjeorganisationen och bör komma från olika affärsområden och olika nivåer (medarbetare, specialister och chefer). Kotter rekommenderar att 5-10% av personalstyrkan ingår, det vill säga i ett företag med 200 anställda så är ett nätverk med 12-15 medlemmar rimligt. Nätverket är en självorganiserande grupp som utvecklas organiskt. Det har ingen ledare, ingen hierarki, men däremot behövs en facilitator som håller ihop det, kallar till möten och så vidare – en person som jag, eller någon annan. Något som bidrar till att säkerställa att nätverket är förankrat i företaget och inte börjar leva sitt eget liv är att det bara finns en (1) budget, och den finns i linjeorganisationen.

engaging-employees-in-change-6-638

Några fördelar med att införa ett självorganiserande nätverk i en organisation är:

  • Man fångar upp input och för ut information snabbt, iterativt och integrerat. Det gör att organisationen blir mer lyhörd. Jag brukar likna nätverket vid nervtrådarna i kroppen.
  • Nätverket är snabbare på att reagera. (Det förutsätter att deltagarna inte redan är överbelastade i sina ordinarie roller.) Samverkande nätverk är framtidens organisationsform: de är smartare, snabbare och mer anpassningsbara än hierarkier.
  • Linjeorganisationen är effektiv på att leverera. Genom att kombinera dem integrerar vi det bästa av två organisationsmodeller

Nackdelar med en dubbel organisationsmodell:

  • Att nätverket utvecklas organiskt har fördelen att det innebär låg risk, men det kan upplevas som otydligt.
  • Det är svårt att förstå för många att det är två helt olika verksamhetslogiker i en och samma verksamhet. Det kan uppstå ett internt motstånd från linjeorganisationen om de inte förstår och accepterar syftet med nätverket.

Så vad bör man tänka på?

– Ingenting är gratis. Även om personerna som ingår i nätverket ska ha kvar sina roller i linjeorganisationen så är det rimligt att de behöver frigjord tid och energi, särskilt i början för att komma igång med ett nytt sätt att arbeta. Att tro att ett strategiskt nätverk ska tillföra nytta utan vare sig budget eller tid är naivt.

– Kommunikation, insyn och transparens. I samband med större förändringar så brukar det vara kommunikation som cheferna önskar att de hade lagt mer energi i.

– Tydlig gränsdragning. Det behöver vara klart och tydligt vad som är syftet med nätverksorganisationen och vilka uppgifter som ligger där respektive i linjeorganisationen.

– Medvetenhet om hur en nätverksorganisation fungerar. Det behövs en facilitator som kan hålla i arbetet, utan att leda det.

Sammanfattningsvis: A och O är att välja en organisationsform som stödjer det ni ska åstadkomma och matchar den omvärld som ni verkar i. Det behöver inte vara hierarki eller självorganisering, antingen-eller, det går att ha både-och. Vid närmare eftertanke så passar det nog bäst i en hel del verksamheter. Er utmaning är att hitta den rätta balansen i verksamheten, mellan att leverera och att innovera.

Den här texten är baserad på ett föredrag som jag höll på Lean tribe gathering-38 i Malmö, som hade temat Organisation. Jag vill passa på att tacka dem som kom till min session sedan under open space för en givande diskussion, stort tack!

Vill du prata mer om organisationsutveckling och förändringsteam?
Hör gärna av dig till mig!

 

Collaborative Sensemaking 11 maj

Den 11 maj håller jag i en workshop på temat ”Collaborative Sensemaking” på kunskapsfestivalen Co-create Malmö. Under måndag – onsdag den 9-11e maj kommer det att äga rum flera spännande seminarier och workshops. ”Everybody co-creates! – introduction to practices in working with complex challenges in Malmö” kommer att bli ett riktigt intressant inslag!

Förbättra kundupplevelsen med NPS

I förra inlägget skrev jag om kundlojalitet och ambassadörer bland kunderna. Under den tid som jag arbetat som NPS-ansvarig så läser jag feedback från ca 450 kunder var månad och diskuterar förbättringsmöjligheter med kollegor som tar in det i olika projekt för verksamhetsutveckling och i utbildning av kundservice. Ständiga förbättringar helt enkelt. I tillägg har vi arbetat med att klustra feedbacken för att sammanfatta det som är allra mest angeläget att utveckla för att förbättra kundupplevelsen och få mer fokus på dessa frågor tvärs över organisatoriska gränser (silos). Regelbundet träffar ledningsgruppen en grupp kunder för att lyssna på deras berättelser, erfarenheter och synpunkter. Samtidigt pågår en ytterligare arbetsström med att mappa och förbättra kundresor (kallas även customer journey mapping och service design) det vill säga händelseförloppet för att hantera de vanligaste kundkontakterna. Sammantaget är NPS ett ramverk för en kunddriven verksamhet och ett väldigt roligt och stimulerande sätt att arbeta med feedback från kund, kundfokuserad företagskultur, ständiga förbättringar och service design!

Plant-002-Growing-800px

Ambassadörer bland kunderna

För att arbeta med att förbättra kundernas upplevelse av varor och tjänster så har det blivit allt vanligare att företag använder sig av ramverket Net Promoter System (NPS). Exempel på företag som gör det är Apple stores, Lego, E.ON, Philips, Telenor m fl. Istället för kundnöjdhet (NKI) fokuserar man på kundlojalitet (NPS). Den senare mäts och följs upp genom att man ställer frågan hur stor sannolikheten är att kunden – baserat på sin upplevelse så här långt av företaget – skulle rekommendera företaget till sina vänner och bekanta. Därefter ber man kunden att motivera och utveckla sitt svar angående vad som är bra och vad som kunde vara bättre. Att kunderna vill rekommendera företaget till sina närstående ger en fingervisning om framtida tillväxt. I undersökningar har det konstaterats att kundambassadörerna stannar längre som kunder till företaget och spenderar mer, de är mer benägna att köpa tilläggstjänster och mer välvilliga till att hjälpa företaget att bli bättre. Personer som blivit kunder genom att en vän rekommenderat företaget blir i sin tur ofta nöjda och lojala kunder. Kunder som inte vill rekommendera företaget kontaktar kundservice ca tre gånger så ofta men spenderar mindre summor, dvs de är inte särskilt lönsamma som kunder. I vissa företag är det chefer som kontaktar de minst nöjda kunderna för att lyssna på deras feedback om vad som inte var bra och förhoppningsvis lära sig vad som bör förbättras. Drivmotorn i NPS är just den att få kundernas feedback och agera på den i form av ständiga förbättringar.

abstract-group-800px (1)

Disruptive Hour

Innan år 2020 kommer antagligen tre fjärdedelar av de 500 största företagen på S&P-listan vara företag som idag är i princip okända, enligt professor Richard Foster från Yale University. I en tid av accelererande förändring är ”business as usual” det farligaste man kan göra. Hur bör ett företag agera för att frodas i ständig förändring? Vad kan man lära av start ups? Hur jobbar man med strategiska experiment?

På Disruptive Hour på Foo café (Media Evolution City, Malmö) med Erik Starck och mig kan du höra mer om innovation, disruptiva förändringar och agilt ledarskap. Anmäl dig här.

Agilt ledarskap

Idag var jag en av talarna på Lean Tribe Gathering i Malmö. Det var 90 personer anmälda och blev många bra diskussioner. Jag pratade om skiftet vi befinner oss i, från industrisamhället till kunskapssamhället, att många företag arbetar agilt men ofta bara i en del av en mer traditionell verksamhet. När det nya krockar med det gamla, vad gör vi då? Vad ska vi behålla och vad bör faktiskt avvecklas? (I både lean och agile ingår att minimera onödigt arbete.) Vad förväntas av ledarskapet i en lean och/eller agil organisation? Stort tack till alla som dök upp på min open space och bidrog till att göra den till en givande session!

FCF3

 

21st Century Management – Leadership and Innovation

How do you deal with the more complex, global, fast-changing business world? 21st Century Management – Leadership and Innovation in the Thought Economy by Mats Lindgren brings up the founding factors in the ”new world” after the industrial era, ie the Thought economy, why and how your business should pay attention to them. The highlighted future capabilities: Insight, Change, Innovation, Talent and Sales are elaborated and broken down in their respective building blocks. The book is based on a strategic assignment for an ICT enterprise and holds a full framework for selt-assessment to judge your business’ current level of readiness for the future. This can be a helpful tool for the reader to reflect upon the content and your business situation. And this is also what makes it stand out from mere buzzwords. Now, what’s your action plan?

The future belongs to those companies that are masters of AHA!

jammingorg

Full disclosure: I’ve worked with Kairos Future.

PEST-analys

När man gör en affärs-, verksamhets- eller marknadsplan så brukar det alltid finnas med SWOT-analys, en mer eller mindre slentrianmässig uppräkning av verksamhetens styrkor, svagheter, samt hot och möjligheter. Jag gillar att föregå det arbetet med en sk PESTLE-analys där man systematiskt går igenom olika omvärldsfaktorer: Politiska Ekonomiska Sociokulturella Teknologiska Legala och E:et står för miljömässiga faktorer (Environmental). Syftet är att måla upp bilden av vad som pågår i omvärlden som har påverkan på vår verksamhet. Utifrån PESTLE-analysen får man sålunda fram de externa faktorerna i SWOT:en, hot och möjligheter. Ett bra sätt att vidga blicken och inte låta strategiarbetet gå på rutin.

Strategi

Jag får frågor om strategi. Är strategiarbete flummigt, prat utan verklighetsförankring? Små företag kanske kör på utan någon formulerad strategi. Större organisationer tenderar att lägga mycket kraft åt strategi men det är inte alltid som de kopplar på genomförandet i anslutning. Det är kanske det som gör att de anställda tappar tron på den. Man tenderar att fokusera på strategins innehåll och missar processen. Strategi kommer från orden stratos (armé) och agein (leda). Det handlar om att bestämma sig för hur man ska nå sina mål, inte mycket svårare än så. Vem är kunden? Vilket värde tillför vi kunden? Vad behövs för att kunna leverera det värdet?

”In real life, strategy is actually very straightforward. You pick a general direction and implement like hell.”

/ Jack Welch